Zeitmanagement, Zeitplanung und Selbstmanagement

Zeit ist etwas, das in unserem heutigen hektischen und stressigen Alltag immer mehr an Bedeutung gewinnt. Sie ist ein wertvolles Gut und eine knappe Ressource, die wohlgeplant verwendet werden sollte.

Jedem Menschen stehen pro Tag nur 24 Stunden zur Verfügung, in diesem Zeitraum haben wir die Möglichkeit, unsere Aufgaben zu erledigen, Dinge zu schaffen und das Leben zu meistern. Zusätzliche Zeit kann man nicht erschaffen, wir müssen mit der Menge auskommen, die uns jeden Tag gegeben ist. Hier kommt das Zeitmanagement als Hilfswerkzeug ins Spiel.

Unter Zeitmanagement versteht man verschiedenste Methoden, die uns dabei helfen, Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraumes zu erledigen. Wie bereits vorhin erwähnt, können wir nicht mehr Zeit erzeugen, aber wir können dafür sorgen, dass wir sie effektiver nutzen und mehr im selben Zeitraum schaffen, als ohne diesem Hilfswerkzeug.

Woran können Sie erkennen, dass Zeitmanagement für Sie in Frage kommt? Falls Sie sich in den nachfolgend aufgezählten Punkten nur allzu gut wiedererkennen sollten, kann Ihnen persönlich Zeitmanagement eine große Hilfe sein:

Anfangshemmungen: Es steht Ihnen eine Aufgabe bevor, vor der Sie Hemmungen haben, oder die Sie nicht gerne erledigen. Bevor Sie sich dazu überwinden können endlich anzufangen, lassen Sie sich von jeder Kleinigkeit ablenken und erledigen unnötige Tätigkeiten, die Ihnen dann als Alibi dienen.
Zuviel Vornehmen: Sie nehmen sich in Ihrer Zeit viel zu viel vor, was Sie niemals alles in dem zur Verfügung stehenden Zeitraum schaffen können. Sie müssen ständig umplanen, sind gestresst von einem zu vollen Zeitplan und es geht nicht viel weiter.
Zu hohe Ziele stecken: Anstatt eine große Aufgabe in viele kleine Teile zu zerlegen, sind Sie überfordert von dem gewaltigen Berg der vor Ihnen liegt. Sie fragen sich selbst, wie Sie diese schwierige Aufgabe schaffen sollen und bevor Sie überhaupt anfangen etwas zu tun, sagen Sie schon im Vorhinein, dass Sie es nicht schaffen werden.
Zeit verschwenden: Den ganzen Tag über verlieren Sie wertvolle Zeit, in der Sie etwas Produktives leisten hätten können. Statt nur einer Folge Ihrer Lieblingsserie bleiben Sie hängen und schauen sich die halbe Staffel an, machen ein unnötig langes Mittagsschläfchen oder vergeuden unnötige Zeit auf Facebook und Youtube.
Aufbau eines schlechten Gewissens: Sie haben das Gefühl nicht allzu viel zu leisten und bauen ein schlechtes Gewissen auf, welches mit der Zeit immer stärker wird. Dieses zieht Sie von Haus aus runter und stört Sie auch in den Phasen der Entspannung, wo Sie Kraft für die Erledigung Ihrer Aufgaben tanken sollten. Dadurch verpassen Sie nicht nur die Chance, etwas zu arbeiten, sondern nehmen sich auch selbst die wertvolle Erholungspause weg.

Mehr Durchblick durch Organisation und Ordnung

Zeitmanagement ist auch sehr stark mit Selbstmanagement verknüpft und hat viel mit Selbstorganisation zu tun. Wie Sie sich einfach und erfolgreich selbst organisieren, zeigen die folgenden Methoden.

Planen Sie jeden Tag ein wenig Zeit ein, um sich zu organisieren und zu ordnen.

Nehmen Sie sich beispielsweise beim Frühstück eine halbe Stunde Zeit, oder kurz vor dem Schlafengehen und überlegen Sie sich, was Sie heute oder am nächsten Tag erledigen müssen.

Diese Methode ist vergleichbar mit dem Schreiben eines Einkaufszettels: Wenn Sie einfach planlos im Supermarkt einkaufen, werden Sie viele Produkte kaufen, die Sie gar nicht vorhatten zu kaufen, auf einige Dinge vergessen, die Sie eigentlich unbedingt kaufen wollten und Sie werden länger für Ihren Einkauf brauchen und mehr Geld ausgeben. Machen Sie sich jedoch vorher darüber Gedanken, was Sie wirklich benötigen und schreiben eine Einkaufsliste, werden Sie alle dringend benötigten Produkte aus dem Supermarkt mitnehmen, keine unnötige Zeit zwischen den Regalen mit der Betrachtung irgendwelcher Artikel verschwenden und weniger Geld ausgeben. Alleine durch die Anwendung dieser einfachen Methode der Selbstorganisation lässt sich schon sehr viel erreichen.

Zusätzlich dazu hilft es auch, in dieser Zeit für etwas Ordnung zu sorgen. Räumen Sie in diesem reservierten Zeitraum Ihren Schreibtisch auf, löschen Sie E-Mails aus Ihrem Postfach und sortieren Sie herumliegende Papiere. All' diese Tätigkeiten tragen zu mehr Ordnung bei und lenken Sie dann später nicht ab, wenn Sie Ihre wirklich wichtigen Aufgaben erledigen wollen.

Kleine Arbeiten sofort erledigen

Erledigen Sie kleine Aufgaben (< 5 Minuten) sofort.

Aufgaben die nicht viel Zeit in Anspruch nehmen und in weniger als fünf Minuten erledigt werden können, sollten nach Möglichkeit sofort abgearbeitet werden.

Diese Aufgaben umfassen zum Beispiel das Aus- und Einräumen des Geschirrspülers, Ab- und Aufhängen der Wäsche, Einschalten der Waschmaschine und des Geschirrspülers, oder das Runtertragen des Mülls. All diese Aufgaben lassen sich schnell erledigen, geben Ihnen ein kleines Erfolgserlebnis und Sie erhalten mehr Überblick. Stauen sich jedoch all diese Tätigkeiten zusammen, entsteht ein enormer Druck, der Sie bei der Erledigung der wichtigen Arbeiten hindert.

Einteilung der Aufgaben in Klassen

Teilen Sie Ihre Tätigkeiten in verschiedene Klassen bzw. Kategorien ein. Diese Unterteilung könnte folgendermaßen aussehen:

Dringende Aufgaben: In dieser Kategorie sind Aufgaben, die nicht aufgeschoben werden können. Sie sind sehr wichtig und sollten unbedingt erledigt werden, sonst können große Nachteile die Folge sein.

Beispiel: Das Schreiben einer wichtigen E-Mail an einen Kunden, der sonst zur Konkurrenz geht
Wichtige Aufgaben: Aufgaben, die wichtig sind, aber noch nicht den Status „Dringend“ haben. Schiebt man diese Tätigkeiten auf, hat man nicht sofort Nachteile zu befürchten; vernachlässigt man sie aber zu lange, können daraus recht schnell dringende Aufgaben werden.

Beispiel: Das Zahlen einer Rechnung bei der durch lange Aufschiebung zusätzlich hohe Mahnkosten entstehen, oder bei noch längerer Vernachlässigung Ihnen der Strom abgedreht wird.
Alltagsaufgaben: In diese Klasse gehören Aufgaben, die auch ihre Wichtigkeit haben, aber durchaus länger vernachlässigbar sind, ohne dass gravierende Nachteile entstehen.

Beispiel: Aufräumen und Putzen der Wohnung
Unwichtige Aufgaben: Diese Tätigkeiten sind weder dringend, noch wichtig. Sie dienen eher dazu, um Spaß zu haben und wenn sie nicht erledigt werden, hat es keine Konsequenzen.

Beispiel: Das Facebook-Profil auf Neuigkeiten überprüfen.

Die Reihung bei der Abarbeitung der Aufgaben ist folgende:

Dringende Aufgaben > Wichtige Aufgaben > Alltagsaufgaben > Unwichtige Aufgaben

Die dringenden Aufgaben werden zuerst in Angriff genommen und erledigt. Nachher werden von den wichtigen Aufgaben so viele bearbeitet, wie es nur möglich ist. Bei Alltagsaufgaben sollte systematisch erlernt werden, wie man sie schnell und effizient abarbeiten kann, oder an andere Personen delegiert werden (z.B. in einer stressigen Prüfungswoche das Aufräumen der Wohnung an den/die PartnerIn weitergeben).

Unwichtige Aufgaben können meistens gestrichen werden, oder als Erholung bzw. Belohnung nach der erfolgreichen Erledigung aller dringenden und wichtigen Aufgaben bewusst genossen werden.

Ein Zeitprotokoll anlegen

Eine sehr effektive Methode stellt das Anlegen eines Zeitprotokolls dar. Dabei protokollieren Sie über einen gewissen Zeitraum (z.B. eine Woche) genau, wann Sie welche Aufgabe erledigt haben und wie viel Zeit die Erledigung dieser Tätigkeit in Anspruch genommen hat.

Durch diese Zeitaufzeichnung erhalten Sie wertvolle Informationen über Ihren Tagesablauf und können daraus Verbesserungsmöglichkeiten ableiten. Vielen Leuten ist oft gar nicht bewusst, wie viel Zeit sie mit gewissen Tätigkeiten verbringen. Aus einem Zeitprotokoll können Sie beispielsweise folgende Erkenntnisse gewinnen:

Welche Aufgaben haben am längsten gebraucht?
Hätte ich bei der ein oder anderen Aufgabe nicht schneller sein müssen?
Warum habe ich für die Erledigung dieser Tätigkeit so lange gebraucht?
Zu welcher Tageszeit habe ich durch unnötige Aufgaben viel Zeit verloren?

Aus der Gesamtheit dieser Information können Sie sich über Ihren Tagesablauf bewusst werden und an den richtigen Stellen optimieren. Sie können sich dazu eine Vorlage für ein Zeitprotokoll zum Ausfüllen am Computer oder zum Ausdrucken herunterladen.

Eine sehr gute Verbesserung zum händischen Ausfüllen eines Zeitprotokolls stellt die online Zeiterfassungssoftware TimTimer dar. Mit ihr können Sie jederzeit und egal wo Sie sich gerade befinden, Ihre Zeiten aufzeichnen und auch gleich automatisch auswerten lassen. Die Software ist intuitiv zu bedienen, Sie behalten so leicht den Überblick und erhalten Auswertungen, in denen Ihre Aufgaben gleich in Kategorien gruppiert sind.

Am Ball bleiben

Gerade in der heutigen Zeit sind schnelle Ergebnisse gefragt. Industrie und Wirtschaft sind darauf ausgelegt, Ihre Bedürfnisse als Konsument so rasch wie nur möglich zu befriedigen. Wir verlernen im Alltag immer mehr, dass wir auf viele Sachen auch einmal länger warten müssen und auch Zeit investieren müssen. Ein altes Sprichwort, welches Sie sicherlich schon kennen, besagt: Gut Ding will Weile haben.

Probieren Sie eine Methode des Zeitmanagements und des Selbstmanagements ruhig länger aus und lassen sich nicht davon entmutigen, wenn sich die gewünschte Änderung nicht gleich sofort einstellt. Bleiben Sie also am Ball und auf lange Sicht gesehen wird der Erfolg auch kommen.

Flexibel sein

Ein guter Tipp zum Schluss: Seien Sie flexibel! All' diese aufgeführten Methoden des Zeitmanagements können, aber müssen nicht helfen. Jeder Mensch ist unterschiedlich und bei einem reicht die Anwendung einer Methode, ein weiterer bevorzugt eher eine Kombination aus verschiedenen Techniken. All' diese Plan- und Orientierungshilfen sollen Sie bei der Selbstorganisation und dem Selbstmanagement unterstützen. Sollte sich eine Aufgabe an einem Tag wirklich nicht ausgehen, dann wird sie auf den nächsten Tag übertragen.

Ein häufiger Fehler besteht auch darin, für Aufgaben unrealistisch wenig Zeit für deren Erfüllung einzuplanen. Bedenken Sie bei Ihrer Planung und Organisation auch Pufferzeiten, oft wird man bei der Erledigung von Aufgaben durch unvorhersehbare Ereignisse abgelenkt und unterbrochen.

Wir alle sind Menschen und Fehlplanungen können jedem passieren. Nutzen Sie diese Gelegenheit und lernen Sie aus Ihren eigenen Fehlern aus der Vergangenheit. In der Zukunft haben Sie dazugelernt, Ihre Pläne flexibel an die Umstände angepasst und aus Ihrer Zeit mehr herausgeholt. Worauf warten Sie noch?

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